O Kanban é um dos métodos mais simples e eficientes de organização que existem. O Kanban é um método de organização japonês, desenvolvido para maximizar a produtividade em um nível industrial, mas pode ser utilizado por você também, para gerenciar melhor suas atividades, sejam elas domésticas, de estudo ou do trabalho. Veja como o método Kanban de organização de tarefas pode ajudar você a ser mais produtiva.

O método consiste em usar um painel ou mural, que pode ser um quadro branco de alumínio, uma folha de cortiça, um papel sulfite, uma parede do seu escritório e até mesmo um aplicativo. No mural, você criará 3 colunas:

• A fazer
• Fazendo
• Feito

A primeira coluna é para as tarefas que ainda estão pendentes. Na segunda coluna, você vai listar as tarefas que estão sendo realizadas. E, por último, na terceira coluna, as tarefas já concluídas. Para isso, você deve usar posts-its, que poderá mover pelo mural conforme for avançando nas tarefas.

• Veja também: Como fazer muitas coisas ao mesmo tempo está afetando a sua produtividade

Kanban significa literalmente “cartão” ou “sinalização”, ou seja, trata-se da utilização de cartões (posts-its, por exemplo) para sinalizar o avanço dos fluxos de produção em fábricas em série (originalmente) ou de tarefas no seu dia a dia (Kanban Pessoal).

Vantagens do método Kanban de organização de tarefas

O Kanban é um método muito simples de organização, fácil de colocar em prática, que ajuda você a organizar a sua mente, visualizar com mais facilidade o andamento de um projeto e, ao mesmo tempo, permite a você se manter focada e motivada no que precisa fazer.

O mais legal é que ele pode ser usado para várias funções: organizar a sua rotina de trabalho, as etapas de um projeto que você quer colocar em prática, os seus estudos para o vestibular ou para um concurso e muito mais!

Como utilizar o método Kanban de organização de tarefas

Você pode usar um quadro branco, dividi-lo em 3 colunas e usar posts-its coloridos para sinalizar as tarefas. Mas, se você prefere manter as coisas digitalmente, também dá para usar um aplicativo para essa função, como o Trello (que é o meu favorito).

Comece listando todas as atividades que você precisa realizar ou as etapas de um projeto que você deseja colocar em prática. Anote cada atividade em um post-it diferente e cole na coluna “a fazer”. A partir dela, você vai mover para a coluna “fazendo” as atividades que estiverem sendo feitas por você ou pela sua equipe no momento. Então, quando finalizadas, basta mover o post-it para a última coluna, a de tarefas “feitas”.

O importante aqui é limitar as tarefas da coluna “fazendo”. Não tente fazer tudo ao mesmo tempo.

Você também pode adicionar mais colunas, se achar que faz sentido para você. Você pode, por exemplo, adicionar uma coluna como “hoje”, de tarefas que você precisa concluir naquele dia. Ou até mesmo uma coluna como “aguardando”, para as tarefas que estão aguardando por algo (um produto, o envio de um serviço terceirizado, a aprovação de outra pessoa).

Como você viu, é muito fácil utilizar o Kanban no gerenciamento das suas atividades e projetos. Particularmente, eu uso mais no gerenciamento de projetos, para acompanhar a evolução deles. Acho um método extremamente simples e eficaz!

• Veja também: O que eu costumo fazer no domingo para ter uma semana mais produtiva

O Kanban e o Trello

Você já entendeu como usar o Kanban para se organizar e ser mais produtiva – e o legal é que o Trello pode ser usado junto com o Kanban para o gerenciamento dos seus projetos.

O que é o Trello?

Se você ainda não conhece, o Trello é uma ferramenta colaborativa onde é possível organizar projetos em quadros ou “boards”. É uma ferramenta muito completa, que permite a você adicionar notas, anexar arquivos, criar listas, adicionar etiquetas por cor, estabelecer prazos de entrega e até mesmo compartilhar tarefas com outras pessoas.

Eu amo usar o Kanban como um mural físico, mas como tenho gerenciado diferentes projetos por aqui no momento, ficaria simplesmente confuso demais misturar todas as atividades em um único quadro e inviável criar murais separados para cada projeto (por falta de espaço físico mesmo). Foi quando resolvi testar o Trello, uma ferramenta que eu já conhecia mas nunca havia estudado muito profundamente.

Quem pode usar o Trello?

O Trello é uma excelente ferramenta para quem precisa organizar melhor os processos da sua empresa ou até mesmo suas tarefas diárias e projetos pessoais. Tenho amado de verdade, sabe?

Como utilizar o Trello na prática

No Trello, você pode criar vários “boards”, o que é perfeito para quem gerencia mais de um projeto ao mesmo tempo. Em cada quadro único, você pode inserir as informações necessárias para gerenciar o andamento daquele determinado projeto. Dá para inserir listas, arquivos, figuras e inclusive acompanhar o avanço de cada tarefa por meio de etiquetas com cor.

Eu gosto de usar o Kanban dentro do Trello. Sendo assim, em cada “board”, tenho de 3 a 5 listas. As mais básicas são:

• A fazer (To-Do)
• Fazendo (Doing)
• Feito (Done)

Além das 3 listas básicas, posso ainda incluir:

• Referências e Checklists
• Caixa de Entrada de Ideias

Os cartões vão se mover pelo quadro como na metodologia Kanban, mas o mais legal é que o Trello permite que você gerencie cada cartão especificamente, com mais informações e checklists referentes àquela etapa do projeto. As etiquetas também são muito úteis porque permitem uma visualização muito clara de cada processo. E se você trabalha com uma equipe, pode adicionar todos os membros dela para que fiquem a par de tudo!

• Veja também: 10 dicas para ser mais produtiva e fazer o seu dia render muito mais

E então, gostaram da dica de hoje? Já conheciam o Kanban? Já usaram nos projetos de vocês? Me contem!