10 dicas rápidas de organização para otimizar o tempo e melhorar a produtividade

A organização é um aspecto fundamental para uma vida mais produtiva, eficiente e tranquila.

Quando você mantém seus espaços e pertences organizados, você não precisa perder tempo procurando por suas coisas. Tudo está no seu devido lugar e acessível quando necessário. Isso aumenta sua eficiência e permite que você utilize seu tempo de maneira mais produtiva.

Quando você organiza seus pensamentos e suas tarefas, sua mente fica mais clara e livre para se concentrar no que é realmente importante.

A desordem física e mental está frequentemente associada à confusão e ao sentimento de sobrecarga. Ao organizar sua vida, você ganha clareza e pode tomar decisões de forma mais eficaz.

Por isso, separamos 10 dicas rápidas de organização para otimizar o tempo e melhorar a produtividade.

1. Faça uma lista de tarefas diárias

Anote todas as tarefas que você precisa realizar em um determinado dia. Isso ajudará você a manter o foco e a não se esquecer de nada importante.

2. Defina prioridades

Identifique as tarefas mais importantes e urgentes e concentre-se nelas primeiro. Isso evitará que você fique sobrecarregado e garantirá que as coisas essenciais sejam feitas.

Para isso, você pode usar como exemplo a Matriz de Eisenhower, também conhecida como Matriz de Gerenciamento de Tempo de Eisenhower. Essa matriz é uma forma de priorizar tarefas com base na importância e urgência, ajudando as pessoas a gerenciar seu tempo de maneira mais eficaz.

A matriz consiste em quatro quadrantes, cada um representando um tipo diferente de atividade:

Importante e Urgente: Neste quadrante, estão as tarefas que são tanto importantes quanto urgentes. São atividades que exigem atenção imediata e têm um impacto significativo em seus objetivos e resultados. Essas tarefas devem ser tratadas como prioridades máximas e concluídas o mais rápido possível.

Importante, mas Não Urgente: Aqui estão as tarefas importantes, mas que não têm um prazo iminente. Essas são atividades que contribuem para seus objetivos de longo prazo, como planejamento, estabelecimento de metas, desenvolvimento pessoal e prevenção de problemas futuros. Reserve um tempo regularmente para lidar com essas tarefas e evite deixá-las se tornarem urgentes.

Urgente, mas Não Importante: Neste quadrante, encontram-se as tarefas que são urgentes, mas não contribuem significativamente para seus objetivos de longo prazo. Essas atividades costumam ser demandas de outras pessoas, interrupções, distrações e algumas tarefas administrativas. Se possível, tente delegar ou eliminar essas tarefas, ou faça-as de forma eficiente e rápida para liberar tempo para atividades mais importantes.

Não Importante e Não Urgente: Esse último quadrante abrange tarefas que não são importantes nem urgentes. São atividades que podem ser consideradas distrações, como assistir TV sem propósito, gastar tempo excessivo em redes sociais ou envolver-se em atividades de baixo valor. Evite gastar muito tempo nessas tarefas, pois elas podem prejudicar seu progresso e produtividade.

Você sente dificuldade em estabelecer metas, definir prioridades e tirar as coisas do papel?

Apesar da lista repleta de afazeres diários, você passa o dia todo resolvendo urgências e, quando chega em casa ao final do dia, se sente frustrada porque percebe que, apesar do cansaço, não fez nada realmente relevante o dia todo?

Você até tenta se organizar, colocar as coisas no papel, mas, no dia a dia, as coisas nunca saem como você planejou?

A primeira coisa que você precisa entender é que as pessoas não nascem organizadas. Elas aprendem a se organizar.

Eu lancei recentemente um e-book com dicas que vão ajudar você a se organizar para conquistar as suas metas. Nele, você vai aprender o passo a passo completo para deixar de ser uma sonhadora e se transformar em uma mulher capaz de realizar todas as suas metas.

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3. Tenha um lugar para cada coisa

Designe um local específico para cada item que você possui. Isso facilitará a localização das coisas quando você precisar delas e ajudará a manter seu espaço organizado.

4. Livre-se do excesso

Regularmente, reserve um tempo para se livrar de itens desnecessários e que você não usa mais. Doe, venda ou descarte esses objetos para liberar espaço e reduzir a desordem.

Veja aqui como ganhar dinheiro na internet vendendo coisas que você não usa mais.

5. Utilize caixas organizadoras

Utilize caixas, cestas ou organizadores para agrupar itens semelhantes. Isso tornará mais fácil encontrar e acessar esses objetos quando necessário.

6. Crie um sistema de arquivamento

Estabeleça um sistema de arquivamento para documentos e papéis importantes. Use pastas, etiquetas e gavetas para manter tudo organizado e de fácil acesso.

Veja aqui como organizar contas e documentos em 5 etapas.

7. Digitalize documentos

Considere digitalizar documentos e papéis importantes para reduzir a quantidade de papelada física. Armazene-os em seu computador ou em serviços de armazenamento em nuvem para facilitar o acesso e economizar espaço físico.

8. Limpe e organize uma área por vez

Se estiver enfrentando uma desordem significativa, divida o espaço em áreas menores e organize uma de cada vez. Isso tornará a tarefa mais gerenciável e menos avassaladora.

Você pode gostar de conhecer sobre o método da Marie Kondo, também conhecido como o método KonMari, um sistema de organização desenvolvido pela especialista japonesa em organização, Marie Kondo. O objetivo desse método é criar espaços organizados e promover uma sensação de alegria e bem-estar por meio da arrumação.

O método da Marie Kondo se baseia em algumas diretrizes principais:

Organize por categoria, não por local: Ao contrário da abordagem tradicional de organizar um cômodo de cada vez, o método KonMari propõe que você organize seus pertences por categorias, como roupas, livros, papéis, itens sentimentais, entre outros. Isso permite que você avalie todos os itens de uma mesma categoria de uma vez e tome decisões mais conscientes sobre o que manter.

Princípio da alegria: Um dos aspectos centrais do método KonMari é focar naquilo que traz alegria. Marie Kondo incentiva as pessoas a segurarem cada item em suas mãos e avaliarem se ele realmente desperta felicidade. Se um objeto não trouxer alegria, é recomendado descartá-lo.

Descarte consciente: O método KonMari enfatiza a importância de descartar os itens que não são mais necessários. Marie Kondo sugere que você segure cada objeto e pergunte-se se ele realmente traz alegria ou tem algum valor prático em sua vida. Caso contrário, agradeça ao objeto e desapegue dele, seja doando, vendendo ou descartando.

Organização vertical: Marie Kondo defende o uso da organização vertical para aproveitar melhor o espaço disponível. Dobrar roupas de forma compacta e armazená-las em posição vertical, por exemplo, permite uma visão mais clara de tudo o que você possui e evita que as roupas sejam esquecidas nas partes inferiores das gavetas.

Encontre um lugar designado: Atribua um local específico para cada item que você possui. Isso ajuda a manter a organização e facilita encontrar as coisas quando você precisar delas. Marie Kondo também enfatiza a importância de guardar itens similares juntos para uma organização mais eficiente.

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9. Defina um tempo para arrumar

Reserve um tempo regularmente para organizar e limpar seu espaço. Pode ser uma vez por semana ou até mesmo alguns minutos por dia. A consistência ajudará a manter a organização ao longo do tempo.

10. Mantenha a disciplina

Lembre-se de que a organização é um processo contínuo. Mantenha-se disciplinado e evite acumular desordem novamente. Dedique um tempo regularmente para manter as coisas organizadas e fazer pequenos ajustes conforme necessário.