Já aconteceu de precisar urgentemente de um documento e não encontrá-lo? Quando os papéis se acumulam é muito fácil se perder na montanha deles que lotam as gavetas. O jeito é organizar a papelada.

Separar algumas horinhas do dia para realizar a tarefa de organizar contas e documentos pode fazer uma grande diferença na sua vida financeira. Isso porque a organização é importantíssima para não perdermos tempo e a paz de espírito procurando por algo importante. Além disso, organizar a papelada implica diretamente em organizar a nossa vida financeira, e, por conseguinte, o quanto e como gastamos.


Veja como organizar a papelada em 5 etapas

Como organizar a papelada em 5 etapas

ETAPA 1

REÚNA TUDO PARA COMEÇAR A ORGANIZAR A PAPELADA

Dê o primeiro passo! Apanhe uma caixa qualquer e comece a andar pela casa reunindo todos os papéis que estiverem espalhados ou em desordem. Olhe na sala, na cozinha, no escritório, no quarto e dentro de qualquer gaveta ou cantinho onde possa haver um papel espalhado. Coloque todos eles dentro da caixa sem se preocupar se este ou aquele devem ir para o lixo.

ETAPA 2

COMECE JOGANDO FORA O QUE VOCÊ NÃO PRECISA

Em um dia tranquilo, despeje todo o conteúdo da caixa no chão e comece a organizar a papelada pensando primeiramente em quais documentos podem ser descartados. Para isso, faça três pilhas:

Como organizar a papelada em 5 etapas

(1) para os documentos que precisam ser guardados e arquivados;

(2) para os documentos que você deve delegar a alguém;

(3) para os documentos que podem ser descartados.

Antes de colocar um papel sobre a pilha de documentos que precisam ser guardados, pergunte a si mesma se aquele papel é realmente importante. Não perca tempo arquivando papéis desnecessários. Você tem dúvida com relação ao tempo que precisa guardar cada documento? Via de regras, são os seguintes:

Quais documentos guardar por 1 ano

♦ Contratos de seguro

♦ Canhotos do cartão de crédito

♦ Extratos bancários e dos cartões de crédito

Quais documentos guardar por 5 anos

♦ Imposto de Renda de Pessoa Física (IRPF)

♦ Imposto Predial e Territorial Urbano (IPTU)

♦ Imposto sobre Propriedade de Veículos Automotores (IPVA)

♦ Comprovantes de pagamento de contas de água, luz, telefone e outros serviços essenciais

♦ Comprovantes de pagamento de aluguel

♦ Comprovantes de pagamento de cartões de crédito

♦ Comprovante de pagamento de mensalidades escolares

♦ Comprovante de pagamento de cursos livres

Quais documentos guardar por 10 anos

♦ Declarações de quitação do pagamento de condomínio

Quais documentos guardar para sempre

♦ Documentos pessoais

♦ Certidões

♦ Passaportes

♦ Escrituras

♦ Carnês do INSS

♦ Hollerites

♦ Testamento

Como organizar a papelada em 5 etapas

ETAPA 3

ORGANIZE OS DOCUMENTOS QUE PRECISAM SER GUARDADOS EM CATEGORIAS

Por que categorizá-los? Assim fica mais fácil encontrá-los uma vez que estão separados por categorias. Para isso, pegue aquela pilha de documentos que precisam ser arquivados e comece a separá-los e organizá-los. Algumas das categorias mais comuns segundo a personal organizer Donna Smallin são:

Seguros – de carro, casa, vida, invalidez, médico.

Finanças – contas bancárias, contas de crédito, hipotecas, investimentos.

Propriedades – recibos relativos à casa (reformas, decoração, objetos de valor), manuais e recibos de equipamentos eletroeletrônicos, documentos de compra de automóveis e recibos de oficinas.

Impostos – recibos do ano em curso e outros documentos relativos a taxas em geral.

Registros médicos.

Registros veterinários.

Com base nas categorias acima, crie o seu próprio arquivo!

Como organizar a papelada em 5 etapas

ETAPA 4

ORGANIZE OS DOCUMENTOS EM PASTAS OU CAIXAS ORGANIZADORAS

Agora que você já separou os documentos em categorias, é hora de começar a guardá-los. Existem caixas, maletas e pastas dos mais diferentes tamanhos, formatos e cores nas papelarias. Você deve escolher o método que melhor se adapte as suas necessidades. Por exemplo, se você vai guardar a papelada em uma gaveta grande, opte pelas pastas comuns e pastas sanfonadas. Se o que você pretende é guardar os documentos em uma estante, opte pelas caixas e maletas arquivo.

Onde encontrar caixas, maletas e pastas para organizar documentos?

Para organizar os documentos aqui em casa, eu escolhi algumas caixas, pastas e maletas arquivo com pastas suspensas.

Todos esses produtos são lá da Papelex, que é especialista em materiais para escritório. Além dos materiais de escritório, na loja você também encontra acessórios de informática, impressoras, utensílios de cozinha, produtos de limpeza e até itens para festas, viu?

Como organizar a papelada em 5 etapas

O mais legal é que você consegue comprar tudo pela internet e receber em casa!

Como organizar a papelada em 5 etapas

Onde comprar:

1 – Caixa Organizadora Média Branco

2 – Maleta Arquivo Empilhável

3 – Pasta Sanfonada 12 divisórias

4 – Caixa Organizadora Média Preto

5 – Maleta Arquivo com Pastas Suspensas

Com todo o material em mãos, comece a organizar os documentos dentro das pastas. Na frente dela, escreva o nome da categoria principal – por exemplo, “contas pagas”. Então, em cada uma das abas dentro da pasta, escreva o nome da subcategoria – por exemplo, “luz”, “água”, “telefone” e “aluguel”. Faça isso até todos os documentos estarem organizados e guardados!

Como organizar a papelada em 5 etapas

Outra dica legal é usar uma caixa organizadora para guardar e organizar os álbuns de fotografia. Aqui em casa, eles ficavam todos espalhados dentro de uma gaveta e eu decidi guardar tudo dentro de uma caixa organizadora. Coloquei a caixa na estante da sala, assim as fotografias ficam de fácil acesso e a caixa ainda decora a estante!

ETAPA 5

ORGANIZE AS CONTAS A PAGAR

É interessante criar um arquivo apenas para as contas a pagar. Separe uma pasta ou uma caixa apenas para isso. Você deve deixá-la sempre ao alcance das mãos para colocar ali todas as contas a pagar. Outra ideia: você pode também organizar as contas a pagar em uma pasta sanfonada onde cada divisão destine-se a um mês do ano e ir guardando ali as contas por mês de vencimento. Faça como parecer melhor para você!

Aprenda a organizar as suas finanças clicando aqui.


E essas foram as dicas para você colocar ordem na papelada e na sua vida financeira de uma vez por todas! Falamos sobre organizar contas e documentos, mas é claro que existem outra infinidade de papéis que se acumulam em casa sem percebermos. Mas isso é assunto para outro post! 🙂

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Post escrito por:

24 anos, interior de São Paulo. É formada em Engenharia Civil e pós-graduada em Arquitetura de Interiores. Criou o Casinha Arrumada para falar das coisas que mais ama e compartilhar histórias. É apaixonada por decoração, livros, músicas e séries de TV. Siga nas redes sociais: Instagram - Facebook - YouTube - Pinterest

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13 comentários para “Como organizar a papelada em 5 etapas – contas e documentos”

  1. 27/04/2015 às 19:02

    Olá Inara, faz acho que cerca de um ano que acompanho o seu blog por causa dessa aba de organização, e nunca tinha tido a vontade de comentar.
    Hoje me bateu essa vontade, porque o post me chamou muita atenção. Eu ainda tenho um pouco de dificuldade com a papelada. A parte financeira eu organizo bem, minhas contas a pagar e receber, são organizadas por mês, tenho uma caixa em que vou deixando o que tem a pagar naquele mês e colocando os recibos daquele mês. No final do mês, pego essa caixa e imprimo a minha planilha, anexo ela aos comprovantes do mês e guardo em uma pastinha sanfonada onde tenho uma aba para cada mês. Sendo assim, se precisar eu pesquiso na minha planilha quando paguei e procuro o comprovante. No final do ano, separo desses comprovantes o que preciso guardar. E jogo para a minha pasta nº 2 em que ficam várias categorias, notas fiscais, documentos escolares, exames médicos, documentos profissionais (folhas de pagamentos, recisões, etc), entre outras.
    O meu problema então, é com a papelada da faculdade. Ainda tenho um pouco de dificuldade em criar um método para guardar a papelada (desde as cópias usadas em aula, provas, trabalhos, relatórios, slides, certificados) e o que guardar realmente, pois acho que estou acumulando coisa demais sabe?
    Abraços
    Gabriela Vidal
    http://www.estantedepapel.com

    • Inara Souza
      28/04/2015 às 11:31

      Oi, Gabriela! Adorei o seu comentário! Por quê? Porque estou aqui batendo a cabeça na mesma coisa!

      Acabei a faculdade e agora tenho aqui uma caixa enorme lotada de folhas que eu nem sei se vou usar mais! Preciso urgentemente sentar com calma e começar a analisar os papéis para ver o que realmente preciso guardar, mas vou confessar que não tive coragem até agora! Imagina 4 anos de papéis acumulados? (rs)

      Mas já estou pesquisando algumas opções e acho que vou digitalizar as coisas mais importantes para guardar, sabe? Acho que fica mais fácil de procurar quando eu precisar, sem falar que eu não continuo aqui acumulando papéis! Digitalizando, eu mando tudo para um servidor na internet (tipo o Dropbox) e posso acessar onde eu estiver! Mas pode deixar que assim que eu conseguir me organizar, venho aqui no blog contar a minha experiência e como eu fiz! Ok? 🙂

      Um beijão!

      • 28/04/2015 às 12:34

        Obrigada Inara, digitalizar é uma boa!!
        Vou pesquisar mais também, pois estou ficando louca com tanto papel!
        Abraços

      • Diane Dourado
        18/09/2016 às 20:17

        Adorei o post de como organizar a papelada. Muito útil. E a ideia de digitalizar a papelada da faculdade é simplesmente genial.
        Parabéns pelo blog!
        Beijo,
        Diane

        • 19/09/2016 às 01:39

          Fico feliz que tenha gostado das dicas, Diane! <3 Um beijo!

  2. 19/04/2016 às 14:35

    Oi, querida 😀
    Esse seu post me ajudou muuuito na minha papelada desse ano.
    Comentei lá no blog e citei essa sua matéria tão valiosa!!! Hehehe 😀
    http://www.brincandonaminhacasinha.com/2016/04/santa-organizacao-documentos-parte-1.html
    Obrigada pelo ensinamento :*

    Beijokas mil.

    • 19/04/2016 às 16:20

      Oi, Ana! Que felicidade eu sinto ao saber disso! Que bom que o post foi útil para você! 🙂 Vou lá no blog correndo conferir! 😉 Beijos!

  3. Roberto Constantino
    17/02/2018 às 09:07

    As dicas são boas, mas acho que é preciso rever os prazos que devemos guardar alguns documentos, pois hoje por lei, as empresas de prestação de serviços e cartões, são obrigadas a fornecer quitação das contas de anos anteriores, portanto não se faz necessário guardar contas por 5 anos. Concorda?
    Obrigado e parabéns pelas dicas.

  4. Oi boa noite gostaria de saber se vc vende o matéria para organizar as gavetas estou precisando muito Agradeço sua resposta

  5. Erineide
    27/07/2018 às 18:40

    Inara!!!!
    Adorei as orientações! Elas me serão muuuuito úteis, pois tenho muitas dificuldades com organização em especial os papéis e roupas.

    Abs.

  6. Leila Mello de Almeida
    30/07/2018 às 10:24

    Bom dia, gostei muito das sugestões eu arrumo, arrumo e no final nada está prático. obrigada

  7. 02/08/2018 às 21:51

    Nossa que gracinha! Até seu post escrito está organizado, deu ate gosto de ler. o vídeo ainda não vi pq estou no trabalho, mas ja sei q vou amar.

  8. Ana Carla de Sousa Queirós
    06/08/2018 às 08:44

    Ameeeeiiii suas dicas!!!!