Eu tenho gostado muito de ler sobre produtividade e administração do tempo. Foi apenas quando comecei a trabalhar em casa que percebi o quanto o gerenciamento adequado do tempo e o planejamento são importantes. As distrações são inúmeras quando você trabalha em casa e, se você não tiver disciplina, vai chegar ao fim do dia com a sensação de que não cumpriu com as suas obrigações.

E isso é muito comum, não apenas para as pessoas que trabalham em casa. Eu me lembro que tinha muita dificuldade em lidar com o tempo quando estudava e trabalhava ao mesmo tempo. Era época de vestibular e, além do período que eu passava na escola e no trabalho depois da aula, ainda precisava encontrar tempo para fazer as minhas lições e me preparar para o vestibular. E não foi fácil, viu? Muitas vezes eu me sentia completamente exausta física e emocionalmente.

Talvez você trabalhe fora e tenha filhos. Além de lidar com a pressão diária no trabalho, você também precisa dar atenção aos pequenos e lidar com as tarefas domésticas. Acertei?

Se você se identificou com alguma das situações que eu citei, e sente que nunca tem tempo para nada, pode ser que as dicas de hoje possam ajudar você a administrar melhor o seu tempo e ser mais produtiva. Lembrando que produtividade não tem nada a ver com uma agenda cheia de tarefas, mas com uma rotina equilibrada.

ORGANIZE O AMBIENTE DE TRABALHO

Comece com o mais simples, organizando o seu ambiente de trabalho e/ou estudo. Eu particularmente gosto de deixar a minha mesa o mais limpa possível, apenas com os itens que são realmente essenciais para mim: o computador, meu planner, um bloquinho de anotações, minha calculadora e algumas canetas e lápis. Uma dica importante é manter ao seu alcance os itens que você sabe que vai precisar enquanto trabalha, para não ter que ficar se levantando de 5 em 5 minutos para buscar algo.

Faça isso todos os dias ao finalizar o trabalho, assim sua mesa estará organizada quando chegar para trabalhar na manhã seguinte, poupando-a do estresse e garantindo a você minutos preciosos de produtividade pela manhã.

PLANEJE COM ANTECEDÊNCIA

Planeje a sua rotina. Estabeleça prazos e metas para a conclusão das suas tarefas. Se você tem uma rotina muito estressante, com diferentes atividades para realizar ao longo da semana, pode ser interessante administrar o seu tempo em blocos. Para isso, anote em uma folha de papel que, por exemplo, você vai se dedicar aos estudos na segunda-feira das 8h às 13h, que vai fazer o seu trabalho de freelancer na quarta-feira entre 13h e 18h e que vai cuidar das tarefas domésticas na sexta-feira pela manhã, entre 9h e 11h.

Além disso, você pode anotar quais tarefas precisa realizar dentro de cada bloco. Por exemplo, no caso dos estudos, você pode determinar que vai estudar matemática das 8h às 10h e história das 10h às 13h. No caso do trabalho, você pode listar as tarefas que precisa fazer, como responder um e-mail, fazer um telefonema, delegar uma tarefa, concluir um projeto. Dessa forma, você pode ir riscando a lista conforme for concluindo as tarefas. Essa é uma maneira excelente de manter o foco no trabalho e diminuir a ansiedade quando temos muita coisa na cabeça.

Também é importante programar as suas pausas. Ninguém permanece concentrado no trabalho 100% do tempo, então programe pausas para dar uma volta, comer alguma coisa e relaxar alguns minutinhos antes de voltar ao trabalho. Você pode se basear na Técnica Pomodoro para planejar as suas pausas.

USE AS FERRAMENTAS CERTAS

Pode ser um aplicativo de calendário ou de lista no celular, um programa no computador, uma agenda de papel, um caderno qualquer ou planner – o importante é que você tenha ferramentas que ajudem você a se organizar e manter-se organizada.

Eu gosto muito de usar o planner. O meu é um modelo que eu mesma criei (e que você pode adquirir aqui). Eu costumo fazer assim: estabeleço 3 tarefas por período do dia para mim. Como dividi o meu planner em três blocos, organizo-os em “manhã”, “tarde” e “noite”. Pela manhã, costumo fazer tarefas que demandam criatividade, como escrever um post para o blog ou o roteiro de um vídeo, já que a manhã costuma ser o meu período de maior produtividade. Na parte da tarde, gosto de programar os posts das redes sociais, responder comentários e e-mails e fazer fotos para o blog e para as redes sociais. Já a parte da noite reservo para realizar alguma tarefa doméstica e cuidar de mim.

Assim tem funcionado bem, mas é claro que você precisa encontrar o que funciona para você. Se você não gosta de anotar no papel, procure por uma ferramenta digital que auxilie você na tarefa de se organizar. Aqui eu listei 5 aplicativos que podem ajudar você a se organizar melhor.

DEFINA O QUE É PRIORIDADE

Cristian Barbosa, em seu livro A Tríade do Tempo, escreveu que todas as nossas tarefas diárias podem ser divididas em três categoriais: importantes, urgentes e circunstanciais. As tarefas importantes são aquelas que importam para nós e trazem algum tipo de valor ou benefício para a nossa vida, seja no aspecto profissional ou pessoal. As tarefas urgentes são aquelas que precisam ser realizadas imediatamente, cujo prazo para serem realizadas já acabou ou está prestes a acabar, que você simplesmente não pode deixar de fazer e que geralmente causam estresse. As tarefas circunstanciais, por sua vez, são aquelas tarefas que poderiam ser descartadas ou facilmente delegadas para outras pessoas.

É por isso que definir prioridades é tão importante. Talvez sem perceber, você pode estar dando mais atenção para as tarefas circunstanciais, que não vão levar você a lugar nenhum. E são as tarefas importantes, planejadas e executadas com eficácia e antecedência, que vão evitar que você fique novamente sobrecarregada de tarefas urgentes.

Sendo assim, uma dica importante é parar de “deixar para depois”, afinal, aquela tarefa chata ou complicada não vai deixar de ser somente pelo fato de você a adiar. Muito pelo contrário, é exatamente ela que vai se tornar motivo de estresse lá na frente, quando o prazo para conclui-la estiver acabando.

CUIDE DE VOCÊ

Como eu disse lá no comecinho, produtividade não tem nada a ver com uma agenda cheia de tarefas, mas com uma rotina equilibrada, então não se esqueça de cuidar de você. Não sobrecarregue a si mesma de tarefas das quais obviamente não vai dar conta e aprenda a dizer “não”. Reserve um tempinho do seu dia para cuidar de você, descansar, relaxar, ler um livro ou ver um episódio da sua série favorita. De vez em quando, saia para dar uma volta pela cidade, para conhecer um restaurante novo, para conversar com gente que você não conhece. É como um sopro de ar fresco na rotina e você com certeza vai retornar revigorada.

***

Leia mais sobre organização pessoal.

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Post escrito por:

24 anos, interior de São Paulo. É formada em Engenharia Civil e pós-graduada em Arquitetura de Interiores. Criou o Casinha Arrumada para falar das coisas que mais ama e compartilhar histórias. É apaixonada por decoração, livros, músicas e séries de TV. Siga nas redes sociais: Instagram - Facebook - YouTube - Pinterest

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6 comentários para “5 dicas para administrar melhor o seu tempo e ser mais produtiva”

  1. 13/03/2017 às 18:56

    Post excelente, antigamente não tínhamos nada disso para nos ajudar a achar o tempo certo para cada coisa. Uma ótima ferramenta!!

    Beijos e uma semana maravilhosa!
    DMulheres@_sheylaxavierFanpage

    • 14/03/2017 às 10:41

      Isso é verdade, Sheyla! Hoje em dia é até mais fácil de se organizar, com tantas ferramentas e aplicativos, né?

      Beijos e uma ótima semana para você também! 🙂

  2. 14/04/2017 às 15:35

    Olá, Inara! Adorei seu post e te digo que ele acrescentou super na minha vida. Eu trabalho, estudo e ainda tento gerenciar outros compromissos da minha rotina, e não é fácil, né? Parabéns pelo seu trabalho!

    • 14/04/2017 às 19:10

      Obrigada, Tayná! Fico super feliz que tenha gostado! 🙂

  3. Thedy
    14/01/2018 às 17:50

    Adorei as dicas! são simples mas que podem ajudar e muito, até porquê, acabamos nem percebendo.

    Christian Barbosa é fantástico! Já leu o livro “mais tempo mais dinheiro” com ele e o maravilhoso guru das finanças, Gustavo Cerbasi? Se não, recomento a leitura.

    Agora deixa eu perguntar uma coisa: quando leio dicas e procuro pôr tudo em prática, dá um certo ânimo; porém, depois de algum tempo, vem o desânimo e tudo volta como antes. Você tem esses momentos? Se sim, que dicas pode dar para mudar isso?

    • 17/01/2018 às 11:21

      Ainda não li! Vou procurar! 🙂

      Sabe, eu acho que organização é um progresso! Por exemplo, não adianta ler um livro e querer colocar em prática tudo o que está lá, porque muito não vai fazer sentido para você ou para a sua casa! Eu acho que é mais uma coisa de ler algo aqui, ler outra coisa ali, ir absorvendo e encontrar o melhor método para VOCÊ, algo que deixe você motivado para continuar se organizando, sabe?